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数字档案馆

需求背景

(一) 应用场景

(1)适应于省市县各级档案馆

解决档案馆监管与数据可信共享过程中的问题,利用县里延伸至行政村(社区)的政务网,建设完善数字档案室系统,实现数字档案资源在全县范围内共享共建。

(2)适应于各级政务 OA 系统

解决政务系统过程中的业务协同难、文山会海现象严重的问题,通过基于区块链的党政办公一体化人事档案系统,达到审批留痕、优化办事流程等目的。

(3)适应于各种电子合同的备案与溯源系统

(二)拟解决痛点

(1)重复劳动效率低

解决针对档案馆大量的档案录入工作,工作量大、成本高、重复劳动多、出错率较高、人工耗时长容易造成录入错误等情况。

(2)档案利用不充分

档案查收与借阅复杂繁琐,借阅周期长、历时久,传统的数据共享模式缺乏溯源流程,存在数据泄露风险。

(3)合规性难实现

档案信息安全是档案信息化建设的底线和关键,电子文件档案全生命周期管理是电子档案完整性法律属性的重要前提和保障,现有的电子档案文件存储主要采用集中式,缺少相应的技术手段和管理机制。

产品介绍

(一)产品架构

(二)产品功能

本产品支持常规的档案管理系统功能,满足基本的业务需求。基本功能主要有:

  • ▪ 自动查询:用户可以直接进行婚姻、土地、林权的档案信息的查询
  • ▪ 手动查询:当用户不理解自动查询的操作时,可通过工作人员输入相关身份信息,进行档案查询
  • ▪ 档案预览:可对档案的具体内容进行预览,包括档案所属全宗,归档时间,实档所存地、原文附件名称、原文图片等信息
  • ▪ 档案出证:利用者向县档案馆发送出证申请,由馆内查档大厅人员确认后系统自动将出证章电子签章,再通过系统扫描并传送给利用者
  • ▪ 档案借阅:用户可以线上申请档案借阅
  • ▪ 协查申请:用户档案若出现问题,需填写提交协查申请,标注需要协查的档案问题进行提交,若停止协查需提交原因
  • ▪ 基于双层 PDF 的档案文件图像识别制作
  • ▪ 基于区块链的溯源系统、分布式存储电子文件档案全生命周期管理等功能

(三)产品特征

(1)国产自主可控数字档案存储一体机

  • ▪ 安全性增强:数据被切割成小块后,需要经过加密后才会分散到众多节点上。 即避免了中心化存储偷窥文件的事件,同时即便解锁某一块数据,也只是部分数据,并非全部
  • ▪ 可靠性高:UDFS 将用户数据分布式的存储在不同节点上,不会担心中心化服务器因为故障造成的数据损失等风险
  • ▪ 速度更快:文件在下载的过程中,碎片会进行重组,具有天然的 CDN 特性,多条链并行的速度回远大于中心化存储

(2)双层 PDF 的档案文件图像识别技术

  • ▪ 基于双层 PDF 的档案文件优点:一方面,双层 PDF 的使用有利于减少对纸质档案的使用,从而保护了纸质档案;另一方面,通过对档案的双层 PDF 数字化加工,将经过加工后的双层 PDF 文件归档,有利于档案系统的管理
  • ▪ 在全文检索中的应用:双层 PDF 在档案系统管理时,可通过程序实现对 text 和 Image 层相互调用,以 text 信息进行全文检索,快速实现文件的精准定位

(3)基于区块链的电子文件档案全生命周期管理

  • ▪ 分布式存储利用数据分片技术将数据文件分割成若干个数据块并均衡的存储在不同的节点上,该方法具有安全、可靠、高扩展、易运维的特点
  • ▪ 全生命周期溯源:利用区块链技术的公开透明、不可篡改、信息安全等技术特性,搭建基于区块链的电子文件档案全生命周期管理系统

(四)竞争性分析

类型 传统数字档案方案 基于区块链的数字档案馆
安全性 数据无法可信共享,缺乏数据监管机制,数据泄露与数据共享间矛盾无法调和 结合区块链一体机,可做到数据可信共享,打造一村一特色的档案文化品牌
高效性 采用人工筛查输入、普通软件识别录入、效率低、成本高、工作量大 采用双层 PDF 的档案文件图像识别技术,生成 text 和 lmage 的多层结构文件,减少对原始纸质文件的翻阅,利于档案文件的保存,同时便于检索,提高检索效率。
全生命周期溯源 提供业务档案数据存证、防伪验证、档案溯源、数据查验、文件取证等功能,可以有效杜绝篡改行为、防范经营风险、提高监管效率。

应用案例

(一)长沙县家门口的档案室

(1)应用场景

为加强数字档案服务范围及对象,长沙县档案馆拟通过建设基于数字身份的公众数字档案服务平台,部署于村镇各级村民服务机构,使村民通过携带身份证等证件,在离家最近的社区及村民服务中心即可轻松完成数字档案的查询利用,让村民实现“自家档案,家门口即可查”,大幅度提高村民进行档案利用的效率。

(2)客户对象

长沙县档案馆

(3)建设与部署方式

本着节约成本和低耦合高扩展的建设原则,利用现有资源,基于政务网云部署。

(4)建设成效

依托“家门口的档案室”,通过长沙县档案馆授权建立文书档案、婚姻档案、林权档案、土地确权等档案信息链,在 7 个试点村(社区)投放了档案自助查询一体机,村民不出村即可查询打印所需的档案资料,做到了跨库查询、跨馆出证。

(二)党政办公一体化人事档案系统

(1)应用场景

传统的 OA 系统的开发方式与引入方式零散,导致各种信息的定义与采集相对独立,大量有用的信息被分散在各个平台中,缺乏有效的共享与利用,从而导致业务协同难;部门内部、部门之间的公文管理、会议通知、督促管理缺少创新设计 ,文件会议督查检查考核信息传递不及时、执行不到位,缺少信息化的监管手段,文山会海现象严重,数据无法溯源。

(2)客户对象

长沙县政务服务中心

(3)建设与部署方式

本着节约成本和低耦合高扩展的建设原则,利用现有资源,基于政务网云部署。

(4)建设成效

党政一体化协同办公平台利用区块链技术不可篡改的特性,达到审批留痕、签名留痕的目的,使各个审批流程可追溯;区块链技术与政务系统结合,可在优化资源管理、简化业务流程、电子公文安全存储、安全修改、 政务管理创新手段等方面起到重要作用。

(三)国家电子合同备案平台

(1)应用场景

电子合同,又称电子商务合同,根据联合国国际贸易法委员会《电子商务示范法》以及世界各国颁布的电子交易法,同时结合我国《合同法》的有关规定,电子合同可以界定为:电子合同是双方或多方当事人之间通过电子信息网络以电子的形式达成的设立、变更、终止财产性民事权利义务关系的协议;电子合同的签订具有安全性、透明性、可溯源、不可篡改的需求,亟需新技术、新机制来解决以上痛点问题。

(2)客户对象

国家互联网应急中心(CNCERT)

(3)建设成效

国家电子合同备案平台是国家互联网应急中心(CNCERT)设立的第三方独立技术平台,该平台以赋予电子合同法律效力为目的,以保护互联网金融投资者权益为目标,通过数字签名+时间戳+第三方合同托管+出证一系列措施,为互联网金融平台和投资者之间搭建一个共同信任的电子合同备案平台。